Die ALPEN-Methode einfach erklärt

Die ALPEN-Methode einfach erklärt

 

Zeitmanagement leicht gemacht! Sie wollen Ihre Produktivität steigern, Stress reduzieren und Ihre Ziele effektiver erreichen? Dann probieren Sie die ALPEN-Methode. Diese einfache, aber effektive Technik, können Sie leicht in Ihren (Arbeits-)Alltag integrieren. Wir verraten Ihnen anhand praktischer Beispiele, was hinter den fünf Buchstaben steckt.

 

 

Woher kommt die ALPEN-Methode?

Die ALPEN-Methode wurde von Prof. Lothar J. Seiwert entwickelt. Prof. Seiwert ist Experte für Zeitmanagement, Produktivität und persönliche Entwicklung. Die in den 1980er-Jahren eingeführte ALPEN-Methode ist mittlerweile eine der beliebtesten Zeitmanagement-Methoden. Die „ALPEN“ stehen für die fünf Schritte: Aufgaben definieren, Länge schätzen, Pufferzeit einplanen, Entscheidungen treffen und Nachkontrolle.

 

 

Die ALPEN-Methode einfach erklärt

Produktivität steigern, Stress reduzieren und Ziele effektiver erreichen – so gehen Sie vor:

 

A – Aufgaben definieren

Im ersten Schritt identifizieren und definieren Sie alle anstehenden Aufgaben, Termine und Aktivitäten:

 

• Welche Aufgaben stehen heute an?

Listen Sie alle Aufgaben auf, die heute erledigt werden müssen, sowohl beruflich als auch privat.

 

• Was sind die Hauptziele für den Tag?

Identifizieren Sie die wichtigsten Ergebnisse, die Sie heute erreichen möchten und leiten Sie daraus die entsprechenden Aufgaben ab.

 

• Welche laufenden Projekte erfordern Aufmerksamkeit?

Überprüfen Sie laufende Projekte oder Verpflichtungen und identifizieren Sie die nächsten Schritte, um sie voranzutreiben.

 

• Welche wiederkehrenden Aufgaben müssen erledigt werden?

Berücksichtigen Sie auch regelmäßig wiederkehrende Aufgaben, wie zum Beispiel wöchentliche Berichte oder administrative Aufgaben, und fügen Sie sie Ihrer Liste hinzu.

 

 

 

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L – Länge schätzen

Schätzen Sie die Zeit, die Sie für jede Aufgabe benötigen werden. Versuchen Sie, realistisch zu sein, Ihre Fähigkeiten nicht zu überschätzen und schaffbare Ziele zu setzen. Schreiben Sie Ihre geschätzten Zeiten neben die einzelnen Aufgaben in Ihrer Liste.

 

• Welche spezifischen Schritte umfasst jede Aufgabe?

Brechen Sie jede Aufgabe in einzelne Schritte oder Teilaufgaben auf und schätzen Sie für jeden Schritt die benötigte Zeit.

 

• Wie viel Zeit habe ich früher für ähnliche Aufgaben benötigt?

Nutzen Sie Ihre Erfahrungen mit ähnlichen Aufgaben als Referenz, um die voraussichtliche Zeit für die aktuellen Aufgaben zu schätzen.

 

• Wie viel Zeit habe ich bereits für geplante Termine oder Verpflichtungen reserviert?

Checken Sie bereits geplante Termine, Besprechungen oder andere Verpflichtungen, um festzustellen, wie viel Zeit Ihnen für Ihre Aufgaben bleibt.

 

 

P – Pufferzeit einplanen

Planen Sie zusätzliche Zeit für unvorhergesehene Ereignisse oder Verzögerungen ein. Dieser Puffer bringt Flexibilität in Ihren Zeitplan und reduziert Stress, falls Dinge länger dauern als erwartet. Als Richtwert sollten Sie 60 Prozent Ihrer Arbeitszeit mithilfe der ALPEN-Methode verplanen und die restlichen 40 Prozent als Puffer nutzen.

 

• Welche Art von unvorhergesehenen Ereignissen könnten auftreten?

Denken Sie über mögliche Szenarien nach, die Ihre Zeitplanung beeinträchtigen könnten, wie beispielsweise technische Probleme, überzogene Meetings oder unerwartete Anfragen.

 

• Wie viel zusätzliche Zeit sollte ich für unvorhergesehene Ereignisse einplanen?

Überlegen Sie, wie viel Zeit Sie normalerweise für unerwartete Probleme, Unterbrechungen oder Verzögerungen benötigen und planen Sie entsprechend Pufferzeit ein.

 

• Wann ist der beste Zeitpunkt, um Pufferzeit einzuplanen?

Überlegen Sie, ob es bestimmte Zeitpunkte im Tagesablauf gibt, an denen unvorhergesehene Ereignisse wahrscheinlicher auftreten. Planen Sie dort mehr Pufferzeiten ein.

 

• Wie viel Pufferzeit ist angemessen?

Berücksichtigen Sie Ihre Erfahrungen mit der Art der anfallenden Aufgaben, um festzustellen, wie viel Pufferzeit Sie benötigen.

 

 

 

 

E – Entscheidungen treffen

Dies ist der wichtigste Schritt bei der ALPEN-Methode: Priorisieren Sie Ihre Aufgaben und entscheiden Sie, welche am wichtigsten oder dringendsten sind. Nutzen Sie dafür zum Beispiel die Eisenhower-Matrix, die SMART-Methode oder das Pareto-Prinzip:

 

• Welche Aufgaben haben dringende Fristen?

Identifizieren Sie Aufgaben, die dringend erledigt werden müssen und setzen Sie sie oben auf die Prioritätenliste.

 

• Welche Aufgaben haben den größten Einfluss auf meine Produktivität oder Ergebnisse?

Berücksichtigen Sie Aufgaben, die einen besonders großen Einfluss auf Ihre Produktivität oder Ergebnisse haben, und setzen Sie sie ebenfalls höher auf Ihre Prioritätenliste.

 

• Welche Aufgaben können Sie delegieren oder auslagern?

Überlegen Sie, ob es Aufgaben gibt, die Sie delegieren und an andere Personen abgeben können, damit Sie sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können.

 

• Welche Aufgaben können verschoben oder eliminiert werden?

Prüfen Sie Ihre Aufgabenliste kritisch und identifizieren Sie Aufgaben, die verschoben oder sogar eliminiert werden können. Das macht mehr Zeit für wichtige Aufgaben frei. Vielleicht hilft Ihnen hierbei eine „Not-To-Do-Liste“.

 

 

 

Schreiben Sie nun einen konkreten Tagesplan mit allen Terminen, zu erledigenden Aufgaben, den dafür benötigten Zeiten und den Pufferzeiten. Denken Sie auch an Pausen und Freizeitaktivitäten. Den Plan integrieren Sie am besten in Ihren Kalender oder Planer. Wir empfehlen hierfür immer gerne die Produkte von LEUCHTTURM1917. Sie bringen Struktur in Ihren (Arbeits-)Alltag – in edler Haptik und fröhlich-bunten Farben.

 

 

N – Nachkontrolle

Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Fortschritte und passen Sie den Zeitplan bei Bedarf an. Reflektieren Sie, wie effektiv Sie Ihre Zeit genutzt haben und identifizieren Sie Bereiche, in denen Sie sich verbessern können.

 

• Habe ich alle geplanten Aufgaben erledigt?

Überprüfen Sie, ob Sie alle geplanten Aufgaben abgeschlossen haben und identifizieren Sie gegebenenfalls unerledigte Aufgaben.

 

• Habe ich meine Zeit effektiv genutzt?

Bewerten Sie, wie Sie Ihre Zeit verbracht haben und ob Sie diese effektiv genutzt haben oder es ineffiziente Bereiche gibt.

 

• Was waren die größten Herausforderungen oder Hindernisse?

Identifizieren Sie die größten Herausforderungen oder Hindernisse und entwickeln Sie Strategien, wie Sie diese in Zukunft besser meistern.

 

• Gab es unerwartete Ereignisse, die meine Pläne beeinflusst haben?

Überlegen Sie, ob unerwartete Ereignisse Ihre Zeitplanung beeinflusst haben. Wie könnten Sie beim nächsten Mal besser auf solche Ereignisse reagieren?

 

• Was habe ich heute erreicht und was kann ich verbessern?

Bewerten Sie, was Sie heute erreicht haben, und identifizieren Sie Bereiche, in denen Sie sich verbessern können, sei es bei der Zeitplanung, der Priorisierung von Aufgaben oder der Effizienz.

 

 

Für wen ist die ALPEN-Methode geeignet?

Die ALPEN-Methode ist insbesondere für Sie geeignet, wenn Sie sich gerne mal mit unwichtigen Dingen verzetteln oder den Überblick über Ihre Aufgaben verlieren. Hier bietet Ihnen die Methode den perfekten Rahmen, um unproduktive Phasen zu vermeiden und einen besseren Zeitplan zu erstellen.

 

Ganz schön aufwendig?

Anfangs fühlt sich die Methode vielleicht etwas kompliziert und einengend an. Aber bleiben Sie über einen längeren Zeitraum (mindestens zwei Wochen) dran und optimieren Sie parallel. So können Sie aus Erfahrungen lernen und die ALPEN-Methode kann ihr volles Potenzial entfalten. Am einfachsten tracken Sie Ihren Erfolg in einem Journal – so haben Sie alle Tagespläne zum Vergleich parat.

 

 

 

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Anwendungsbeispiel der ALPEN-Methode

Ausgangslage: Sie arbeiten jeden Tag acht Stunden für eine Onlinemarketing-Agentur und können Ihre Zeit relativ frei einteilen.

 

Schritt 1: To-Do-Liste mit allen Aufgaben, Aktivitäten und Terminen (nicht chronologisch) erstellen:

 

• E-Mails checken und beantworten
• Blog-Post schreiben
• Weekly mit dem Team
• Präsentation vorbereiten
• Von gestern übriggeblieben: Kalkulation Werbeausgaben

 

Schritt 2: Zeitaufwand für die einzelnen Aufgaben schätzen. Dabei die Erfahrungen aus den letzten Tagen mit einfließen lassen:

 

• E-Mails checken und beantworten – 30 Minuten
• Blog-Post verfassen – 2 Stunden (Deadline: Mittwoch)
• Weekly mit dem Team – 1 Stunde (Beginn: 9h)
• Präsentation vorbereiten – 5 Stunden (Deadline: 16h)
• Von gestern übriggeblieben: Kalkulation Werbeausgaben – 1,5 Stunden (Deadline: 12h)

 

Zeitaufwand insgesamt: 10 Stunden.

 

Schritt 3: Pufferzeiten und Pausen einplanen. Sie haben acht Stunden reine Arbeitszeit. Verplanen Sie 60 Prozent mit der ALPEN-Methode, haben Sie einen 3 Stunden und 20 Minuten Zeitpuffer (40 Prozent). Außerdem müssen Sie noch mindestens eine Stunde (Mittags)Pause abziehen. Und schon ist klar, dass Sie nur mit Überstunden alle Aufgaben schaffen können, die Sie für heute geplant haben (Aufwand: 10 Stunden). Deshalb müssen Sie jetzt Prioritäten setzen.

 

Schritt 4: Bringen Sie Ihre Aufgaben entsprechend ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit in eine chronologische Reihenfolge:

 

• E-Mails checken und beantworten – 30 Minuten
• Weekly mit dem Team – 1 Stunde (Beginn: 9h)
  • Puffer – 30 Minuten
• Präsentation für Dienstag vorbereiten – 5 Stunden (Deadline: 16h)
  • Mittagspause um 12 Uhr – 1 Stunde
  • Pufferzeit – 1 Stunde

 

à        Delegieren: Kalkulation Werbeausgaben – 1,5 Stunden (Deadline: 12h)

à        Auf morgen verschieben: Blog-Post verfassen – 2 Stunden (Deadline:  Übermorgen)

 

Und so begründen Sie Ihre Entscheidungen:

Die anspruchsvollste und längste Aufgabe heute ist die Präsentationsvorbereitung. Sie beginnen Ihren Arbeitstag um 8 Uhr. Für neun Uhr steht aber das Weekly an, was Ihren Workflow unterbrechen würde. Also erledigen Sie zuerst die E-Mails. Dann nehmen Sie am Meeting teil und haben danach noch eine halbe Stunde Puffer für Gespräche. Vor und nach dem Mittagessen haben Sie ausreichend Zeit, um an der Präsentation zu arbeiten, damit Sie um 16 Uhr fertig ist. Eine Stunde Pufferzeit ist hier zwar knapp kalkuliert, sorgt aber für eventuelle Unterbrechungen vor. Da Sie aus privaten Gründen pünktlich um 17 Uhr Feierabend machen müssen, planen Sie den Blog-Post am nächsten Tag ein – die Deadline ist zum Glück erst übermorgen. Die Kalkulation der Werbeausgaben müssen Sie nicht persönlich übernehmen und delegieren Sie deshalb an einen Kollegen.

 

Schritt 4: Reflektieren Sie am Ende Ihres Arbeitstages, wie effektiv Sie Ihre Zeit genutzt haben und identifizieren Verbesserungspotential. Strukturieren Sie bei der Nachkontrolle gleich den nächsten Tag mit der ALPEN-Methode vor.

 

 

 

 

Vorteile der ALPEN-Methode

• Schnell und einfach: Die fünf Schritte der Methode sind leicht zu merken und erfordern nur etwa 10 Minuten zusätzliche Planung pro Tag.

 

• Struktur und Überblick: Menschen, die bisher ohne klare Struktur gearbeitet haben, erleben mit der ALPEN-Methode oft ein Aha-Erlebnis. Allein die Visualisierung und Zusammenfassung der Aufgaben in einer To-Do-Liste bietet Ihnen einen besseren Überblick und einen klaren Rahmen für den Tag.

 

• Realistische Zeitplanung: Mittels Schätzung der benötigten Zeit für jede Aufgabe können Sie realistische Zeitrahmen setzen und Überlastung Sie entwickeln ein besseres Gespür dafür, wie viel Zeit Sie für die unterschiedlichen Aufgaben benötigen.

 

• Effizienz: Die Zeitangaben und implizierten Deadlines der ALPEN-Methode machen Sie sofort produktiver. Sie verbringen weniger Zeit mit Ablenkungen und erledigen mehr Aufgaben in kürzerer Zeit.

 

• Flexibilität: Die integrierten Pufferzeiten ermöglichen es Ihnen, spontan auf unvorhergesehene Ereignisse zu reagieren, ohne dass Ihr gesamter Zeitplan in Gefahr gerät.

 

• Kontinuierliche Verbesserung: Mittels regelmäßiger Nachkontrolle überprüfen Sie Ihren Zeitplan und passen diesen bei Bedarf an. Sie reflektieren, was gut funktioniert hat und wo Verbesserungspotenzial besteht, und optimieren so kontinuierlich Ihre Zeitmanagement-Fähigkeiten.

 

• Selbstwirksamkeit: Der vielleicht größte Vorteil der ALPEN-Methode ist, dass sie Erfolgserlebnisse fördert und Stress reduziert. Sie erkennen, dass Sie Ihre Ziele erreichen können und fühlen sich befähigt, Ihr Pensum zu bewältigen – und alles mit wenigen Minuten täglicher Vorbereitung.

 

 

 

 

Nachteile der ALPEN-Methode

Wie alle Methoden hat auch die ALPEN-Methode nicht nur Vorteile. Sie birgt auch einige potenzielle Nachteile und Herausforderungen:

 

• Abhängigkeit von anderen: Die Umsetzung wird dann schwierig, wenn einzelne Arbeitsschritte von anderen Mitarbeitenden abhängig sind. Denn jeder noch so gute Zeitplan wird hinfällig, wenn sich der Rest des Teams nicht daran hält.

 

• Rigidität bei unerwarteten Ereignissen: Obwohl die Methode Pufferzeiten vorsieht, kann sie manchmal zu unflexibel sein, um auf plötzliche Änderungen im Zeitplan zu reagieren.

 

• Mangelnde Berücksichtigung von spontanen Ideen oder Geistesblitzen: Die ALPEN-Methode konzentriert sich stark auf die Planung und Strukturierung von Aufgaben. Das birgt die Gefahr, spontane Ideen oder Geistesblitze nicht ausreichend zu berücksichtigen. Das wiederum beeinträchtigt Kreativität und Innovationsfähigkeit.

 

• Mangelnde Anpassungsfähigkeit für unterschiedliche Arbeitsstile: Die ALPEN-Methode ist für Arbeitsstile weniger geeignet, die hohe Flexibilität, Kreativität oder spontane Anpassung erfordern. Dazu gehören kreative Berufe, Forschung und Entwicklung, kundenorientierte Berufe, Startups sowie kollaborative oder teamorientierte Arbeitsumgebungen.

 

 

Bewältigen Sie den Arbeitsberg

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