Fahrtenbuch führen: So füllen Sie es richtig aus

Fahrtenbuch führen: So füllen Sie es richtig aus

Ein Fahrtenbuch zu führen, erscheint vielleicht erst mal wie eine zusätzliche Fleißaufgabe. Doch es zahlt sich aus: Ob als Angestellte oder Angestellter mit Firmenwagen, Freiberufler oder Selbstständige – ein gut geführtes Fahrtenbuch kann Ihnen das Leben erleichtern und erhebliche finanzielle Vorteile bringen. Wir zeigen Ihnen, wie es richtig geht und worauf Sie achten müssen.

 

Was ist ein Fahrtenbuch?

In einem Fahrtenbuch halten Sie alle Fahrten mit Ihrem Firmenwagen oder Poolfahrzeug detailliert fest. So können Sie dienstliche und private Fahrten trennen und später steuerlich korrekt abrechnen.

 

Fahrtenbuch ausfüllen: So geht‘s

Das Fahrtenbuch muss zeitnah, lückenlos und nachvollziehbar geführt werden. Eine nachträgliche Ergänzung von Einträgen ist unzulässig. Es empfiehlt sich daher, sofort nach der Fahrt die entsprechenden Eintragungen vorzunehmen, damit Sie nichts vergessen.

 

• Datum und Uhrzeit: Tragen Sie das Datum jeder Fahrt ein und wann Sie gestartet und angekommen sind. Tipp: Nutzen Sie beim Abstellen Ihres Fahrzeugs eine Parkscheibe, um die Uhrzeit der Ankunft festzuhalten.

 

 

• Kilometerstand: Notieren Sie den Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder Fahrt.

 

• Fahrstrecke: Schreiben Sie auf, wo die Fahrt gestartet ist und wohin Sie gefahren sind. Das Ziel sollten Sie möglichst genau angeben, also beispielsweise „Kunde XYZ, Musterstraße 5, Musterstadt“.

 

• Anlass der Fahrt: Geben Sie den Grund der Fahrt an. Das kann zum Beispiel „Geschäftstermin“, „Kundenbesuch“, oder „Privatfahrt“ sein. Wichtig ist, dass dienstliche Fahrten genau dokumentiert werden, um sie von privaten zu unterscheiden.

 

• Name des Fahrers: Falls mehrere Personen den Wagen nutzen, sollten Sie auch festhalten, wer gefahren ist. Falls Sie nicht allein unterwegs waren, sind auch die Mitfahrenden zu dokumentieren.

 

Achtung: Wenn Sie auf dem Weg zu einem Kundentermin einen Umweg fahren müssen, der Ihre Strecke um mehr als 5 % verlängert – etwa wegen einer Baustelle – sollten Sie diesen Umweg dokumentieren und den Grund angeben. Zum Beispiel „Umweg wegen Baustelle auf der B123“. So bleibt die Fahrt korrekt als Geschäftsfahrt erfasst und es gibt keine Missverständnisse mit dem Finanzamt.

 

Fahrtenbuch führen – digital oder analog?

In der heutigen Zeit haben Sie die Wahl: Ein klassisches Fahrtenbuch aus Papier oder eine digitale Variante. Digitale Fahrtenbücher haben den Vorteil, dass sie oft automatisch Daten erfassen und Fehlerquellen minimieren. Sie eignen sich eher für Vielfahrer. Gerade bei Poolfahrzeugen, die von vielen verschiedenen Mitarbeitenden genutzt werden, ist es meistens zu aufwendig, alle auf den gleichen digitalen Stand zu bringen.

Achtung! Sie sollten auch bei digitalen Lösungen regelmäßig prüfen, ob alle Eintragungen vollständig und korrekt sind.

 

 

Im täglichen Geschäft ist das klassische Papierfahrtenbuch oft die kostengünstigste, unkomplizierteste und für alle zugängliche Lösung. Es bietet auch in unserer digitalen Welt viele Vorteile.

• Zuverlässigkeit: Sie brauchen sich keine Sorgen um leere Batterien, Software-Updates oder technische Pannen zu machen.
• Das Papierfahrtenbuch liegt immer griffbereit in Ihrem Fahrzeug.
• Die Papierfahrtenbücher sind vom Finanzamt anerkannt. Sie können sich also darauf verlassen, dass Ihr Fahrtenbuch einer eventuellen Prüfung standhält, solange Sie es korrekt führen.

 

Gut zu wissen: Alle Avery Zweckform Formulare werden regelmäßig von Rechtsexperten geprüft und an neue Regelungen und die aktuelle Gesetzeslage angepasst.

 

In den Fahrtenbüchern von Avery Zweckform finden Sie eine praktische Ausfüllhilfe, eine Jahresabrechnung und eine Gesamtübersicht. Dank der übersichtlichen Gestaltung und klaren Vorgaben ist es ein Leichtes, alle relevanten Informationen präzise und vollständig einzutragen.

 

 

Avery Zweckform steht seit Jahrzehnten für Qualität, Zuverlässigkeit und innovative Lösungen für Büro und Alltag. Ob Sie ein Fahrtenbuch benötigen, hochwertige Etiketten für Ihr Unternehmen drucken wollen oder praktische Organisationshilfen für Ihr Homeoffice suchen – Avery Zweckform bietet Ihnen eine breite Palette an Produkten, die Ihnen den (Arbeits-)Alltag erleichtern.

Viele der Produkte, so auch die Fahrtenbücher, werden auf FSC-zertifiziertem Papier gedruckt. So leisten Sie mit jedem Kauf einen Beitrag zum Schutz unserer Wälder.

 

 

 

 

In welchen Fällen muss ich ein Fahrtenbuch führen?

Auch wenn es nicht zwingend vorgeschrieben ist, kann ein Fahrtenbuch in vielen beruflichen Kontexten sinnvoll oder sogar notwendig sein. Dank der präzisen Dokumentation können Sie potenziell höhere steuerliche Abzüge geltend machen und Ihre Steuerlast reduzieren. In Deutschland gibt es verschiedene Situationen, in denen Sie ein Fahrtenbuch führen sollten und manchmal sogar müssen.

 

Firmenwagen und Dienstwagenregelung

Wenn Sie einen Firmenwagen auch privat nutzen dürfen, verlangt das Finanzamt oft ein Fahrtenbuch, um die private Nutzung zu versteuern. Alternativ können Sie die 1%-Regelung  anwenden. Das Fahrtenbuch bietet aber meist steuerliche Vorteile. Besonders, wenn der Anteil der privaten Fahrten eher gering ist.

 

Betriebliche Anforderungen

Manche Unternehmen verlangen von ihren Mitarbeitenden das Führen eines Fahrtenbuchs, um die Nutzung der Firmenfahrzeuge zu überwachen und zu dokumentieren.

 

 

 

Nachweis gegenüber dem Finanzamt

Wenn das Finanzamt Zweifel an den Angaben zu betrieblichen und privaten Fahrten hat, kann es die Führung eines Fahrtenbuchs verlangen, um die Angaben zu überprüfen.

 

Freiberufler und (Solo-)Selbstständige

Nutzen Sie Ihr eigenes Fahrzeug auch beruflich, beispielsweise für Kundenbesuche, können Sie mit einem Fahrtenbuch genau nachweisen, in welchem Umfang das Fahrzeug beruflich genutzt wird – und die beruflich gefahrenen Kilometer steuerlich geltend machen.

 

Mehrere Fahrzeuge im Unternehmen

Wenn in Ihrem Unternehmen mehrere Fahrzeuge im Einsatz sind, die verschiedene Personen nutzen (sogenannte Poolfahrzeuge), sollte für jedes Fahrzeug ein Fahrtenbuch geführt werden, um die Nutzung nachzuvollziehen.

 

 

Video: Fahrtenbuch führen leicht gemacht!

In diesem Video von Avery Zweckform – einem der bekanntesten Hersteller für Fahrtenbücher – erfahren Sie, wie Sie welche Fahrten eintragen und was bei Sonderfällen zu tun ist:

 

 

Fahrtenbuch ausfüllen: Tipps

 

• Sorgfältigkeit: Das Fahrtenbuch darf keine Lücken, Unstimmigkeiten oder Widersprüche aufweisen.
• Fehler vermeiden: Nachträgliche Korrekturen werden vom Finanzamt oft kritisch betrachtet. Sollten Sie doch mal einen Fehler ausbessern müssen, arbeiten Sie ordentlich und leserlich.
• Nicht wegwerfen: Bewahren Sie Ihr Fahrtenbuch mindestens 6 Jahre auf, da das Finanzamt diese Zeitspanne rückwirkend prüfen kann.

 

Mit uns fahren Sie gut!

Ob unterwegs mit dem Auto oder am Schreibtisch: Wir von Staehlin sind Ihre zuverlässige Begleitung in der Arbeitswelt. Neben Fahrtenbüchern führen wir ein großes Sortiment weiterer Büroartikel, die Ihnen das tägliche (Arbeits-)leben erleichtern. Sie sind auf der Suche nach etwas ganz Bestimmten? Sprechen Sie uns an!