Dokumentenmanagement
und Workflow-Automation
Wir sind Ihr Partner für die Digitalisierung Ihrer Arbeitsabläufe
Erleichterung & Einsparung für die Arbeit von gestern, heute und morgen: Verabschieden Sie sich von chaotischen Papierstapeln, aufwändiger Dokumentensuche und kostenpflichtigen Versäumnissen.
Mithilfe der international bewährten Enterprise Content Management Software DocuWare unterstützen wir Sie dabei, all die zahlreichen Dokumente und Informationen in den Griff zu bekommen.
Viel mehr noch:
- Automatisieren und digitalisieren Sie Arbeitsschritte
- Vereinfachen Sie aufwändige Arbeitsabläufe
- Entlasten Sie Ihre Mitarbeiter von der Routine
- Treffen Sie schnellere und bessere Entscheidungen
- Archivieren Sie alle relevanten Informationen an einem sicheren Ort.
Dokumentenmanagement
und Workflow-Automation
Wir sind Ihr Partner für die Digitalisierung Ihrer Arbeitsabläufe
Erleichterung & Einsparung für die Arbeit von gestern, heute und morgen: Verabschieden Sie sich von chaotischen Papierstapeln, aufwändiger Dokumentensuche und kostenpflichtigen Versäumnissen.
Mithilfe der international bewährten Enterprise Content Management Software DocuWare unterstützen wir Sie dabei, all die zahlreichen Dokumente und Informationen in den Griff zu bekommen.
Viel mehr noch:
- Automatisieren und digitalisieren Sie Arbeitsschritte
- Vereinfachen Sie aufwändige Arbeitsabläufe
- Entlasten Sie Ihre Mitarbeiter von der Routine
- Treffen Sie schnellere und bessere Entscheidungen
- Archivieren Sie alle relevanten Informationen an einem sicheren Ort.
ARND BRUCHMANN
Kaufmännische Leitung, Prokurist
Das sagen unsere Kunden:
„Bereits bei der ersten Kontaktaufnahme empfand unsere gesamte Projektgruppe eine sehr professionelle, angenehme Atmosphäre.
Hier nahm sich jemand richtig Zeit, um zu verstehen, was der Kunde benötigt.
Mit hoher Fachkompetenz und dem richtigen Maß an Einfühlungsvermögen durchkämmten die Menschen von Staehlin komplexe Arbeitsabläufe unseres Büroalltags und entwickelten zielgerichtete Vorschläge für die Umsetzung in DocuWare.
Schrittweise wurde eine Abteilung nach der anderen in den Workflow integriert – alles ohne jegliche Hektik.
Fazit: Wer einen kompetenten und kollegialen Digitalisierungspartner sucht, der sollte unbedingt an Staehlin denken. Meine klare Empfehlung!“
Das sind die Vorteile der Dokumentenmanagement Software:
Digitales Archiv und automatisierte Prozesse
Egal in welcher Form Sie Informationen oder wichtige Dokumente erhalten, in Ihrem digitalen Archiv werden alle Inhalte gespeichert, strukturiert und verarbeitet. Digitale Workflows automatisieren Routinetätigkeiten und reduzieren damit nicht nur Papier, sondern sorgen vor allem für mehr Zeit. Mehr Zeit für das Wesentliche und Ihren unternehmerischen Erfolg.
Flexibles Arbeiten
Egal wo Ihre Mitarbeiter arbeiten, ob im Büro, im Home Office oder im Außendienst, alle Daten und wichtigen Dokumente sind jederzeit von überall verfügbar und gleichzeitig gesichert, unabhängig vom Endgerät (Android + iOS).
Hoher Individualisierungsgrad
Der Schlüssel zum Digitalisierungserfolg liegt in der Flexibilität und den Individualisierungsmöglichkeiten der Software. Somit ist jeder Workflow so individuell und skalierbar wie Ihr Unternehmen und Ihre Prozesse.
Datenschutz
Jegliche Datenübertragung oder Datensicherung ist verschlüsselt.
Ihre Daten sind so gesichert, dass sie rechts- und revisionssicher aufbereitet, transparent und rückverfolgbar sind.
Automatisierte Struktur mit Indexierung
Dank Intelligent Indexing erkennt die Software die Schlüsselinformationen auf Ihren Dokumenten (z.B. Kunde, Rechnungsnummer), identifiziert automatisch die relevanten Indexdaten, startet den entsprechenden Workflow und ordnet es dem relevanten Entscheider zu. Somit werden die Dokumente automatisiert verarbeitet und Auffindbarkeit und Zuordenbarkeit der Daten sichergestellt.
Das sind die Vorteile der Dokumentenmanagement Software:
Digitales Archiv und automatisierte Prozesse
Egal in welcher Form Sie Informationen oder wichtige Dokumente erhalten, in Ihrem digitalen Archiv werden alle Inhalte gespeichert, strukturiert und verarbeitet. Digitale Workflows automatisieren Routinetätigkeiten und reduzieren damit nicht nur Papier, sondern sorgen vor allem für mehr Zeit. Mehr Zeit für das Wesentliche und Ihren unternehmerischen Erfolg.
Flexibles Arbeiten
Egal wo Ihre Mitarbeiter arbeiten, ob im Büro, im Home Office oder im Außendienst, alle Daten und wichtigen Dokumente sind jederzeit von überall verfügbar und gleichzeitig gesichert, unabhängig vom Endgerät (Android + iOS).
Hoher Individualisierungsgrad
Der Schlüssel zum Digitalisierungserfolg liegt in der Flexibilität und den Individualisierungsmöglichkeiten der Software. Somit ist jeder Workflow so individuell und skalierbar wie Ihr Unternehmen und Ihre Prozesse.
Datenschutz
Jegliche Datenübertragung oder Datensicherung ist verschlüsselt.
Ihre Daten sind so gesichert, dass sie rechts- und revisionssicher aufbereitet, transparent und rückverfolgbar sind.
Automatisierte Struktur mit Indexierung
Dank Intelligent Indexing erkennt die Software die Schlüsselinformationen auf Ihren Dokumenten (z.B. Kunde, Rechnungsnummer), identifiziert automatisch die relevanten Indexdaten, startet den entsprechenden Workflow und ordnet es dem relevanten Entscheider zu. Somit werden die Dokumente automatisiert verarbeitet und Auffindbarkeit und Zuordenbarkeit der Daten sichergestellt.
Sparen Sie Zeit, schaffen Sie Raum, werden Sie produktiv und sparen Sie Geld und Kosten.
Erhöhen Sie Ihren Wettbewerbsvorteil durch Schnelligkeit, Reaktionsfähigkeit und Effizienz.
So funktioniert ein Dokumentenmanagementsystem:
Digitalisieren Sie Schritt für Schritt die einzelnen Unternehmensbereiche und Abteilungen. Etablieren Sie individuelle Workflows, welche bereits eingeführte Arbeitsabläufe digital darstellen und jegliche damit verbundene Informationen und Dokumente archivieren.
Inhalte erfassen und bereitstellen
Relevante Information und Dokument wird digitalisiert / in DocuWare eingelesen
Workflows intelligent steuern
Auf Ihr Unternehmen angepasst, werden verschiedene Workflows definiert, die die Archivierung und Verarbeitung der Information definieren. z.B. Freigabeprozess einer Eingangsrechnung
Inhalte finden und Entscheidungen treffen
Der Zugriff auf alle hinterlegten Informationen und Dokumente ist flexibel möglich – ob Home Office, Außendienst, Laptop oder Smartphone
Anwendungsfelder
Verschaffen Sie sich und Ihrem Team einen klaren Blick auf Ihre Finanzen. Vereinfachen, automatisieren und digitalisieren Sie die komplexen Prozesse in Ihrer Finanzabteilung und schaffen Sie damit Zeit für das Wesentliche. Reduzieren Sie Fehlerquellen und beschleunigen Sie aufwändige Routinetätigkeiten.
- Auslesen von Informationen beim Rechnungseingang:
DocuWare erkennt die relevanten Informationen und ordnet sie dem Kunden, Mitarbeiter und Entscheider zu.
- Regelprozess prüft Erfüllung von formalen Kriterien:
Seien Sie revisionssicher – gesetzliche Anforderung wie § 14 UStG werden geprüft und sichergestellt.
- Verteilerschlüssel für Kreditorenrechnungen:
Sie hinterlegen einen individuellen Verteilerschlüssel und das System splittet die Rechnungen selbstständig und automatisch.
- Automatische Übertragung von Buchungssätzen an FiBu-System:
Entlasten Sie Ihre Mitarbeiter von zeitaufwändigen Routinetätigkeiten.
- ERP-Integration für Datenabgleich und direkten Rechnungszugriff:
So können Sie sich in Echtzeit einen Überblick über Ihre Finanzdaten machen und sind jederzeit entscheidungsfähig.
- Digitalisierung und Optimierung des Vertragswesens:
Verwalten Sie all Ihre Verträge digital und nutzen Sie digitale Signaturen, um vertragliche Prozesse in Ihrem Unternehmen zu beschleunigen. Tracken Sie Rahmenbedingungen und Gültigkeiten Ihrer Verträge um bspw. Kündigungsfristen nicht zu verpassen.
So funktioniert DocuWare für Rechnungsverarbeitung:
Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren
Stärken Sie Ihr Unternehmen, in dem Sie Ihre Mitarbeiterzufriedenheit mit digitalen Prozessen im Personalmanagement positiv beeinflussen und deutlich steigern. Vom ersten Kontakt im Bewerbungsprozess bis zum Personalarchiv bietet DocuWare eine gesamtheitliche, digitale Lösung für Ihre Personalabteilung.
- Digitale Personalakte & digitales Archiv – alle Unterlagen an einem Ort:
So haben Sie den Überblick über alle Informationen und Unterlagen zu Ihren Mitarbeitenden und archivieren Sie vertraulich, geschützt und DSGVO-konform.
- Digitales Bewerbermanagement:
Für einen guten und professionellen, ersten Eindruck und die strukturierte, reibungslose Auswahl von geeigneten bewerbenden Personen
- Digitale Abläufe für Personalprozesse – Onboardings & Abwesenheitsanträge:
Sorgen Sie für eine produktive und gezielte Einarbeitungsphase und sparen Sie Zeit durch einen digitalen Prozess für Abwesenheitsanträge (Urlaub und Krankheit).
- Compliance-Dokumente verwalten und archivieren:
Führerscheinprüfungen, Bildrechte & Lizenzen, IT-Richtlinien, Datenschutz- und Geheimhaltungsvereinbarungen
Eine gute Kundenbeziehung zeichnet sich durch Verfügbarkeit, Nähe, Zuverlässigkeit und Professionalität aus. Mit der digitalen Kundenakte und global verfügbaren Vertriebsinformationen statten Sie Ihr Vertriebsteam mit allen relevanten Tools aus, um gute und langfristige Beziehungen zu ihren Kunden aufzubauen.
- Digitale Kundenakte: Sammeln Sie sämtliche Informationen zu einem Kunden in einer digitalen Akte und verknüpfen Sie diese auch mit Informationen aus angrenzenden Abteilungen wie Einkauf, Qualitätsmanagement und Rechnungswesen.
- Vertriebs-Know-How & Unterlagen global verfügbar: Ihr Team ist vor Ort beim Kunden, immer mit allen relevanten Vertriebs- und Marketingunterlagen an der Hand (ob Laptop oder Smartphone) und direktem Zugang zur Auftragserfassung.
- Automatisierte Auftragsbearbeitung: Auftragsdaten können auch mit dem Smartphone von unterwegs vom Kundendienst erfasst und automatisiert an ihr Backoffice weitergeleitet werden, um eine lückenlose Teamarbeit zu ermöglichen.
- Verknüpfung zu bestehenden CRM- und ERP-Systemen: Sorgen Sie für einen durchgehenden Informationsfluss und bauen Sie mit DocuWare die digitale Brücke und einen gemeinsamen Sammelpunkt Ihrer Daten zwischen Ihren bestehenden Vertriebstools.
Dokumentenmanagement in Aktion
Erleben Sie die Vorteile von DocuWare unverbindlich und ganz ohne Anmeldung. Testen Sie jetzt unsere Software und überzeugen Sie sich selbst von der Effizienz und Benutzerfreundlichkeit. Starten Sie Ihr Dokumentenmanagement und Workflow-Automation mit konkreten Anwendungsbeispielen.
DocuWare Schnittstellen, Konnektoren & Cloud
Digitalisierung braucht Dynamik und Flexibilität – keine steifen und statischen Systeme. DocuWare liefert ein flexibles System, das sich individuell an Ihre Anforderung, Ihr Unternehmen und Ihr Budget anpassen lässt. Sie können DocuWare mit der Cloud-Lösung oder On-Premises nutzen.
Unser Ziel ist es, Ihnen damit Ihre alltägliche Arbeit zu vereinfachen. DocuWare bietet zahlreiche Schnittstellen, um bereits in Ihrem Unternehmen vorhandene und etablierte Systeme zu verknüpfen und zu integrieren.
Schnittstellen
- DATEV Rechnungswesen und Unternehmen Online
- SAP
- Lexware
- BauSu
- Realax
- Mosaik
- BRZ
- Varial
- Wilken
- Diamant
- Navision
- Business Central
- uvm.
iPaas-Konnektoren
Wenn Sie Ihre Daten und Business Anwendungen bereits in der Cloud pflegen, können Sie DocuWare auch mit cloud-basierten Business Anwendungen vernetzen.
Mithilfe der DocuWare iPaas Konnektoren können Sie Ihre DocuWare Cloud ganz einfach auf iPaas-Plattformen wie Make mit anderen Business Anwendungen vernetzen. So können Sie Business-Workflows innerhalb der Cloud über mehrere Systeme hinweg erstellen.
Zertifizierungen
- ISO9001
- AO & GoBD
- SOC 2 Type 2
DocuWare
DocuWare hat seinen Hauptsitz in Deutschland und in über 100 Ländern mehr als 15.000 Kunden. Es ist die führende Enterprise Content Management Lösung zur Digitalisierung aller für Sie relevanten Prozesse.
DocuWare
DocuWare hat seinen Hauptsitz in Deutschland und in über 100 Ländern mehr als 15.000 Kunden. Es ist die führende Enterprise Content Management Lösung zur Digitalisierung aller für Sie relevanten Prozesse.
Staehlin – Ihr Digitalisierungspartner
Seit 1855 begleiten wir unsere Kunden in der Gestaltung und insbesondere der Modernisierung Ihrer Arbeitswelten.
Durch Generalvertretungen für führende Büro- und Rechenmaschinen im Allgäu, den Aufbau einer Leasing Gesellschaft für innovative Bürogeräte und die Einrichtung von Home- und Personal Computern oder komplexen Mehrplatzsystemen, sind wir für und mit unseren Kunden die ersten Schritte der Digitalisierung in der Arbeitswelt gegangen.
Bereits seit den frühen 1970er Jahren erarbeiteten wir somit als Partner für unsere Kunden individuelle Lösungen für ihre Organisations-Probleme. Seit Generationen und Jahrzehnten folgen wir dabei unserem persönlichen Ansatz und Versprechen.
Wir setzen Digitalisierung dort ein, wo sie Ihren individuellen Abläufen und Prozessen einen Mehrwert bringt.
So individuell wie möglich – so digital wie nötig
Wir sind Ihr Partner für die Digitalisierung Ihrer Arbeitsabläufe. Damit Sie für Ihre Kunden verfügbar sein können, sind wir persönlich für Sie verfügbar und begleiten Sie in Ihrem Digitalisierungsprozess.
Unser Anspruch ist es, den herausfordernden Entwicklungs- und Change- Prozess individuell mit Ihnen zu gestalten und damit eine erfolgreiche Einführung für Sie und Ihre Mitarbeiter sicherzustellen.
Ihr persönlicher Ansprechpartner begleitet Sie entsprechend im gesamten Prozess und berät Sie zu Anpassungen oder Erweiterungen Ihrer Workflows.
So individuell wie möglich – so digital wie nötig
Wir sind Ihr Partner für die Digitalisierung Ihrer Arbeitsabläufe. Damit Sie für Ihre Kunden verfügbar sein können, sind wir persönlich für Sie verfügbar und begleiten Sie in Ihrem Digitalisierungsprozess.
Unser Anspruch ist es, den herausfordernden Entwicklungs- und Change- Prozess individuell mit Ihnen zu gestalten und damit eine erfolgreiche Einführung für Sie und Ihre Mitarbeiter sicherzustellen.
Ihr persönlicher Ansprechpartner begleitet Sie entsprechend im gesamten Prozess und berät Sie zu Anpassungen oder Erweiterungen Ihrer Workflows.
Veranstaltungen
Webinare für DocuWare Anwender
Jeden Monat aufs Neue erhalten DocuWare Einsteiger und Profis auf dem YouTubeChannel kostenlose Praxistipps und Use Cases für konkrete Anwendungsszenarien.
Kontaktieren Sie unser Team und lassen Sie sich von unseren Experten zu Ihren Fragen beraten.
Staehlin – Bürowelt
Gerberstraße 32-34
87435 Kempten
Mail: dms@staehlin.de
Tel.: 0831/52160-36
FAQ & Glossar
Welche Schnittstellen gibt es zu DocuWare?
Das Ziel von DocuWare ist unter anderem, Ihre alltägliche Arbeit zu vereinfachen, zu beschleunigen oder sogar manche Tätigkeiten zu reduzieren. DocuWare bietet daher zahlreiche Schnittstellen, um bereits im Unternehmen vorhandene und etablierte Systeme zu verknüpfen und zu integrieren.
Darunter:
- DATEV REWE und UO
- SAP
- Lexware
- Microsoft Dynamics NAV / Business Central
- BauSU
- Mosaik
- BRZ
- Varial
- Wilken
- Realax
- Diamant
- uvm.
Gibt es iPaaS Konnektoren ?
Auf iPaaS Plattformen wie Make verbinden Sie Ihre DocuWare Cloud mit anderen Anwendungen wie z.B. Ihrem ERP-System
Was sind die wichtigsten Vorteile von DocuWare iPaaS Konnektoren?
- Automatisierte Workflows
- Konsistenter Datenbestand
- Intuitive Erstellung von Workflows durch klickbare Oberfläche
- Integration von Cloud-Anwendungen ohne aufwendige Spezial-Programmierung und ständige Anpassung nach Updates
Ist DocuWare AO, GoBD und DSGVO konform?
Ja
Ist DocuWare nur für bestimmte Branchen geeignet?
DocuWare ist übergreifend für alle Branchen und Wirtschaftszeige einsetzbar und lässt sich damit individuell auf die Anforderungen und Rahmenbedingungen einer Firma anpassen.
Für welche Betriebsgröße eignet sich DocuWare?
Egal ob Ihr Unternehmen 2 oder 2000 Mitarbeiter hat, die Anwendung von DocuWare ist unabhängig von der Größe und Komplexität eines Unternehmens möglich.
Für welche Abteilung im Unternehmen eignet sich DocuWare?
Von Buchhaltung und Rechnungswesen bis hin zu Personal und Vertragswesen – DocuWare bietet Lösungen für alle Unternehmensbereiche. Somit lassen sich Abläufe und Routinetätigkeiten aus jedem Unternehmensbereich in DocuWare integrieren und steuern.
Welche Hardware wird für den Einsatz von DocuWare benötigt?
Die Flexibilität von DocuWare zeigt sich insbesondere auch in der Anwendung, denn durch das browserbasierte Interface ist das System auf allen Geräten verfügbar und weist keine speziellen Anforderungen an die Hardware auf.
Gibt es Mobile Apps?
Ja, es gibt mobile Apps für iOS und Android.
Ist DocuWare ein deutsches Unternehmen?
DocuWare ist ein deutsches Unternehmen, das bereits im Jahr 1988 in Germering in der Nähe von München gegründet wurde. Inzwischen vertrauen 18.000 Unternehmen, 700.000 Anwender in 70 Ländern mit 16 verschiedenen Sprachen auf die Stärke des ECM-Systems (Enterprise Content Management System – Erklärung siehe unten).
Wo liegt der Unterschied von ECM vs. DMS?
Die Abkürzung DMS steht für Dokumenten Management System und bezeichnet die Verwaltung und Archivierung digitalisierter und digitaler Dokumente in einer Datenbank bzw. einem digitalen Archiv.
Die Abkürzung ECM steht für Enterprise Content Management und bezeichnet die gesamtheitliche Erfassung, Verwaltung, Archivierung und Bereitstellung von Dokumenten und Informationen zur Unterstützung, Steuerung und Automatisierung organisatorischer Prozesse im Unternehmen.
Die Bezeichnungen DMS und ECM werden im Sprachgebrauch oftmals äquivalent benutzt, wobei der Begriff des DMS auf die Verwaltung und Archivierung von Dokumenten abzielt.
DocuWare umfasst mit all seinen Eigenschaften und Anwendungsmöglichkeiten sowohl die Bearbeitung von Dokumenten als auch die gesamtheitliche Steuerung und Etablierung von Prozessen, sogenannten Workflows.
Wie ist DocuWare nutzbar? Wo ist es installiert?
Sie können DocuWare sowohl auf Ihren eigenen Servern, also On-Premises, als auch komplett in der Cloud nutzen. Da es sich bei DocuWare Cloud um eine sogenannte Public Cloud mit SOC 2 Type 2 Zertifizierung handelt, findet die Skalierung pro System statt und nicht pro Kundenorganisation.
Bietet DocuWare auch elektronische Signaturen an?
Jede Signatur-Sicherheitsstufe (einfach, fortgeschritten oder qualifiziert) lässt sich mit DocuWare realisieren.
DMS – Dokumentenmanagement System
ECM – Enterprise Content Management
AO – Abgabenordnung (ist das grundlegende Gesetz des Steuerrechts in Deutschland.)
GoBD – Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.
Workflow – Arbeitsablauf, der innerhalb der Software abgebildet wird. (z.B. Rechnungsfreigabeprozess)
Workflow Automation – automatische Durchführung von Arbeitsabläufen innerhalb der Software
Intelligent Indexing – DocuWare erkennt nach dem Eingang der Dokumente die wichtigsten Informationen, ohne dass sie manuell eingegeben werden (z.B. Rechnungsnummer, Kunde, Beträge etc.)
On-Premises – die Software wird lokal auf Unternehmenseigener Hardware installiert
SOC 2 Type 2 – Bietet Gewissheit, dass Cloud-basierte Lösungen höchsten Schutz gewährleisten. Diese beruht auf SOC-Reports mit vom größten amerikanischen Verband der Wirtschaftsprüfer AICPA festgelegten Prüfungsstandards.