Das Paretoprinzip einfach erklärt

Mit weniger mehr erreichen: Das ist der Ansatz der sogenannten 80/20-Regel. Ob im Studium, Job oder bei Alltagsaufgaben, gutes Zeitmanagement ist immer ein Schlüsselelement zum Erfolg. Dazu gehört auch, richtige Prioritäten zu setzen. Doch wie finden Sie heraus, welche Aufgaben wirklich wichtig sind und welche Sie besser ganz von Ihrer To-Do-Liste streichen sollten? Wir von Staehlin erklären Ihnen das Paretoprinzip auf einfache Art und Weise.

Was ist das Paretoprinzip?

Das Paretoprinzip ist nach dem Italiener Vilfredo Pareto benannt. Der Ingenieur, Ökonom und Soziologe stellte 1906 bei einer Untersuchung des Grundbesitzes Italiens fest, dass 20 Prozent der italienischen Bevölkerung rund 80 Prozent des Volksvermögens besaßen. Im Umkehrschluss besaßen also 80 Prozent der Bevölkerung nur 20 Prozent des Volksvermögens. Aus dieser Beobachtung leitete Pareto das 80/20-Prinzip ab. Die Regel lässt sich auf viele Arbeits- und Lebensbereiche anwenden. So können Sie die meisten Aufgaben mit 20 Prozent des Einsatzes erledigen und damit gleichzeitig 80 Prozent der Probleme lösen. Oder anders ausgedrückt: 80 Prozent des Erfolges sind auf 20 Prozent des Aufwands zurückzuführen.

Unser Tipp: Auch bei der Auswahl Ihrer Büromaterialien und Schreibgeräte können Sie im Sinne von Pareto handeln: Anstatt mehrmals günstig zu kaufen, investieren Sie lieber einmalig in gute Markenqualität und sparen Sie so Zeit und Geld. Weiterer Pluspunkt: die täglichen Aufgaben gehen mit den formschönen Schreibgeräten und bunten Bürohelfern gleich viel leichter von der Hand!

 

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Wie funktioniert das Paretoprinzip?

Welche Aufgaben haben Priorität und welche nehmen zu viel Aufmerksamkeit ein und haben gleichzeitig zu wenig Relevanz?

• Schritt 1: Erstellen Sie eine Liste mit allen anstehenden Aufgaben.
• Schritt 2: Trennen Sie die wichtigen Aufgaben von den unwichtigen. Wie kommen Sie Ihrem Ziel am schnellsten und einfachsten näher? Ordnen Sie die Punkte auf der Liste nach Prioritäten. Eine gute Technik hierfür ist die Erstellung einer Eisenhower-Matrix.

Wie sie funktioniert, erklärt dieses Video:

• Schritt 3: Teilen Sie Ihre Zeit richtig ein. Stellen Sie fest, was und wieviel Sie mit Ihren Ressourcen erreichen können. Werfen Sie dabei Perfektionismus und zu hohe Erwartungen über Bord. Versuchen Sie, Aufgaben zu delegieren oder holen Sie sich Hilfe, wenn Ihre Ressourcen nicht ausreichen. Halten Sie Zeitfresser und Energiediebe zum Beispiel in einer Not-To-Do-Liste
• Schritt 4: Haben Sie die Aufgaben priorisiert, strukturiert und aufgeteilt, kann es mit der eigentlichen Arbeit losgehen. Vermeiden Sie dabei Multitasking. Erledigen Sie eine Aufgabe nach der anderen, statt den Fokus auf mehrere oder alle To-Dos zu verteilen.

Gut zu wissen: Das Paretoprinzip setzt keine prozentgenaue Verteilung voraus. Sehen Sie es eher als eine grobe Faustregel.

 

Wann wird das Paretoprinzip angewendet?

Die 80/20-Regel ist immer dann eine gute Wahl, wenn Sie viele Dinge gleichzeitig erledigen müssen und Sie dafür wenig Zeit haben. Dann ist „Gut-genug“ oft die bessere Lösung als das Streben nach Perfektion. So bleibt Ihnen mehr Zeit für andern, eigentlich wichtigere Projekte.

Sie können das Paretoprinzip auf beinahe alle Lebenslagen anwenden. Zum Beispiel in der Arbeitswelt. So erzielen Unternehmen häufig 80 Prozent des Gewinns mit 20 Prozent der Kunden. Trotzdem verbringen die meisten Angestellten einen Großteil Ihres Tages damit, Kunden zufriedenzustellen, die nur einen geringen Teil des Umsatzes ausmachen. Würde das Unternehmen diese Kunden abbauen, hätte es nur 20 Prozent weniger Einnahmen aber 80 Prozent mehr Zeit, die es in lukrativere Kunden oder Projekte stecken könnte. Für Arbeitgeber und Arbeitnehmer bedeutet das: Konzentrieren Sie sich auf die Kunden oder Aufgaben, die den größten Einfluss haben.

Natürlich funktioniert die 80/20 Regel nicht immer und überall. Aber die darin ausgedrückte Gesetzmäßigkeit kann Ihnen bei der Festlegung, Dokumentation und Darstellung von Prioritäten helfen.

 

Weitere Paretoprinzip Beispiele

Dass Sie im Berufsleben mit der Anwendung der 80/20 Regel Ihr Zeitmanagement optimieren können, liegt auf der Hand. Doch in welchen Situationen kann sie noch sinnvoll sein?

 

Lernen mit dem Paretoptinzip

Wenn Sie Lerninhalte nach dem Paretoprinzip strukturieren, sparen Sie durch die frühzeitige Organisation viel Zeit und können gelassener mit Deadlines umgehen. Schließlich haben Sie die relevanten 20 Prozent schon am Anfang gelernt. Verschaffen Sie sich also als erstes einen Überblick über den gesamten Stoff, sowie über die Zeit, die Ihnen zum Lernen zur Verfügung steht. Das muss nicht zwanghaft nach der 80/20-Regel passieren. Wichtig ist, dass Sie dabei herausfinden, was für die Prüfung oder das erfolgreiche Bewältigen Ihrer Aufgabe essenziell ist und was nicht.

 

Präsentieren mit dem Paretoprinzip

Wenn Sie Andere in eine neue Thematik einführen wollen, kann Ihnen das Paretoprinzip von Nutzen sein. Beschränken Sie sich auf die wichtigen 20 Prozent der Informationen, statt mit 80 Prozent viel zu weit auszuholen. So überfordern Sie Ihre Zuhörer nicht mit zu vielen Details, sondern legen Sie die wichtigen Elemente kurz und prägnant dar.

 

Digital Detox mit dem Paretoprinzip

Hand aufs Herz, wieviel Zeit verbringen Sie täglich auf Social-Media- oder Online-Nachrichtenkanälen? Statt achtmal (oder mehr) am Tag die neusten Neuigkeiten zu checken, beschränken Sie sich auf zweimal täglich. Beispielsweise einmal morgens und einmal abends. Sie werden trotzdem nichts verpassen und sich wundern wieviel mehr Zeit Sie plötzlich haben!

Unser Tipp: Egal in welchem Bereich Sie Ihre Ressourcen besser nutzen wollen, das Change Journal von Leuchtturm1917 kann Ihnen dabei behilflich sein. Es umfasst, neben dem Paretoprinzip, 23 weitere wirkungsvolle und einfache Methoden, mit deren Hilfe Sie Ihre Produktivität steigern und die Selbstorganisation verbessern.

 

Die Vor- und Nachteile des Pareto-Prinzips

Der größte Vorteil des Paretoprinzips liegt auf der Hand: Sie können damit Aufgaben und Ziele effizienter priorisieren, wodurch Sie bessere Arbeitsstrukturen für sich oder den Betrieb aufbauen und Abteilungen klarer organisieren können. Mit der 80/20- Methode können Sie zudem Kosten sparen, weil Sie damit die 20 Prozent der Kunden, Produkte oder Projekte identifizieren, die 80 Prozent des Umsatzes ausmachen.

Aber natürlich ist das Paretoprinzip nicht immer und überall sinnvoll. Die Regel ist auch nicht universell einsetzbar – Sie können nicht einfach aus Prinzip alle Aufgaben auf 20 Prozent der Zeit einschränken. Manche Aufgaben sind sehr wichtig, auch wenn Sie keinen Umsatz bringen, wie beispielsweise Kommunikation. Das Paretoprinzip lässt Ihnen außerdem keine Zeit für Experimente. Aber wenn Sie immer nur das machen, was effizient ist und nie einfach mal etwas ausprobieren, hat Kreativität und echte Innovation kaum eine Chance.

 

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