Ordnerrücken Maße und Tipps: Der große Guide

Ordnerrücken Maße und Tipps: Der große Guide

 

Ob Büro, Homeoffice, Steuererklärung oder private Ablage: In Aktenordnern können Sie Papierkram kategorisieren, ordnen und strukturieren. Damit Sie zielsicher zum richtigen Ordner greifen, brauchen Sie allerdings eine äußere Ordnungsstruktur. Wir verraten Ihnen, worauf Sie dabei achten sollten: von den passenden Ordnerrücken-Maßen über die richtige Beschriftung bis hin zur Ablagestruktur. Außerdem zeigen wir Ihnen, wie Sie mit Design-Vorlagen Ordnerrücken selbst erstellen können.

 

Ordnerrücken: Welche Maße gibt es und wofür werden sie verwendet?

Das entscheidende Kriterium bei der Wahl Ihres Ordners ist das Format der Papiere, die Sie ablegen wollen. Die Größe von Aktenordner ist (zum Teil) genormt, die Abmessungen der dazugehörigen Ordnerrücken-Etiketten können jedoch von Hersteller zu Hersteller variieren. Hier sind einige gängige Formate und Verwendungszwecke.

 

Ordnerrücken: Maße für DIN A4 (210 mm x 297 mm):

• Standardformat für Drucker- und Kopierpapier in Deutschland und Europa
• Standard-DIN-A4-Ordner (breit):
• Rückenbreite 80 mm
• zwei Ringe
• Abmessung: 320 x 280 mm
• Kann etwa 600 Blätter mit einer Grammatur von 80 g/m² fassen
• Als Sonderformat auch für DIN A4 quer erhältlich
• Die dazu passenden Ordneretiketten sind ca. 61 mm breit und in verschiedenen Längen erhältlich

 

• Standard-DIN-A4-Ordner (schmal):
• Rückenbreite 45 bis 55 mm
• Zwei Ringe
• Abmessung: 320 x 280 mm
• Kann etwa 350 Blätter mit einer Grammatur von 80 g/m² fassen
• Als Sonderformat auch für DIN A4 quer erhältlich
• Die dazu passenden Ordneretiketten sind ca. 38 mm breit und in verschiedenen Längen erhältlich

 

Ordnerrücken: Maße für DIN A5 (148 mm x 210 mm):

• Standard-DIN-A5-Ordner (breit):
• Rückenbreite 70 bis 80 mm
• zwei Ringe
• Abmessung: 218 x 230 mm
• Kann etwa 600 Blätter mit einer Grammatur von 80 g/m² fassen
• Als Sonderformat auch für DIN A5 quer erhältlich
• Die dazu passenden Ordneretiketten sind ca. 61 mm breit und in verschiedenen Längen erhältlich

 

• Standard-DIN-A5-Ordner (schmal):
• Rückenbreite 50 bis 60 mm
• Zwei Ringe
• Abmessung: 218 x 230 mm
• Kann etwa 350 Blätter mit einer Grammatur von 80 g/m² fassen
• Als Sonderformat auch für DIN A5 quer erhältlich
• Die dazu passenden Ordneretiketten sind ca. 38 mm breit und in verschiedenen Längen erhältlich

 

Ordnerrücken: Maße für DIN A3 (297 mm x 420 mm)

• DIN-A3-Ordner (breit):
• Rückenbreite ca. 80 mm
• zwei Ringe
• Abmessung: 318 x 480 mm
• kommt hauptsächlich in Bereichen wie Architektur, Grafikdesign oder Ingenieurwissenschaften zum Einsatz
• DIN-A3-Ordner (schmal):
• Rückenbreite ca. 55 mm
• Zwei Ringe
• Abmessung: 318 x 480
• kommt hauptsächlich in Bereichen wie Architektur, Grafikdesign oder Ingenieurwissenschaften zum Einsatz

 

Ordnerrücken Sonderformate: Maße für 1/3 DIN A4 lang

• für DIN-Lang-Dokumente (105 x 210 mm) geeignet (1/3 eines DIN-A4-Blattes messen)
• beispielsweise für Flyer, Broschüren oder Prospekte

 

Ordnerrücken Sonderformate: Maße für Doppelordner

• praktisch, wenn Sie Dokumente in kleineren Größen platzsparend aufbewahren wollen
• Maße wie ein Standard DIN-A4-Ordner, verfügen jedoch über eine doppelte Heftmechanik: Die beiden Mechaniken lassen sich einzeln öffnen und schließen. Sie können also jeden Stapel separat bearbeiten
• In einen Doppelordner A4 passen 2x A5 quer oder 2x DIN A6 quer übereinander. Ebenso können Sie auch 4-fach gelochte Blätter aus einem Collegeblock darin abheften

 

Ordnerrücken Sonderformate: Maße für Hängeordner

• spezielle Form der klassischen Ordner
• verfügen über einen komfortablen Hängebügel zum Einhängen, beispielsweise in Hängeregistraturen
• können aber auch stehend aufbewahrt werden

 

Ordnerrücken Sonderformate: Maße für Bankordner (DIN A6 quer)

• speziell zur Ablage von Kontoauszügen konzipiert
• lang und schmal, die Papiere werden quer eingeheftet
• in der Regel ein Format von 140 mm x 250 mm
• Rückenbreite ca. 50 mm

 

 

 

 

Wussten Sie schon? Neben der „Standard“ Zweifachlochung im Abstand von 8 Zentimetern gibt es auch Vierlochsysteme, beispielsweise bei Ringbüchern im Format DIN A5 oder Aktenmappen. In Organizern kommt meist eine proprietäre Sechs- oder Siebenlochung zum Einsatz. Länder mit anderen Papierformaten, wie die USA und Kanada, setzen ein Dreilochsystem für die dortigen Formate wie Letter und Legal ein. Selbst innerhalb Europas gibt es verschiedene, nichtkompatible Systeme: So nutzt beispielsweise Schweden ein Vierlochsystem mit anderen Lochabständen als in Deutschland.

 

Wofür soll der Ordner eingesetzt werden?

 

Bevor Sie sich für ein Ordnermodell und die dazugehörigen Etiketten entscheiden, sollten Sie Ihre Anforderungen klären:

 

• Für welche Unterlagen wollen Sie den Ordner verwenden?
• Gibt es bestimmte Anforderungen, die Sie beachten müssen, beispielsweise ein einheitliches Ablagesystem im Büro?
• Wie viele Dokumente muss der Ordner im Laufe der Zeit fassen?
• Wie und wo wollen Sie den Ordner aufbewahren?

 

Unser Tipp: Starten Sie im Zweifel mit einer schmalen Ordnervariante in Kombination mit schmalen Etiketten. So verbrauchen Sie keinen unnötigen Platz für halbvolle Ordner. Später können Sie den Inhalt immer noch in ein breiteres Exemplar umheften.

 

 

 

 

Ordneretiketten schaffen Struktur

Im Normalfall hat jeder Aktenordner ein leeres Etikett zum selbst beschriften. Aber so ein Ordner hat ein langes Leben und oft möchten wir den Rücken neu oder anders beschriften – dann muss ein neues Etikett her.

 

Um das richtige Ordneretikett zu finden, stellen Sie sich folgende Fragen zu den Eigenschaften: Haben Sie einen schmalen Ordner oder einen breiten? Wie hoch ist der Rücken? Vergleichen Sie die Maße mit den Etikett-Aufklebern und wählen Sie das passendste Exemplar aus. Dann haben Sie noch die Wahl zwischen Einstecketiketten (sofern der Ordner ein entsprechendes Einsteckfach besitzt), durchgehenden Etiketten, Etiketten mit Grifflochaussparung, Jahreszahl oder bunten Farben. Außerdem gibt es die Etiketten aus unterschiedlichen Materialien: Recyclingpapier, beschichtet, wiederablösbar oder permanent haftend.

 

 

 

 

Titel der Unterlagen

Der wichtigste Bestandteil der Beschriftung ist der Titel der Unterlagen. Dies sollte kurz und prägnant sein und den Inhalt klar identifizieren.

 

Datum

Geben Sie ein Datum auf dem Orderrücken an, besonders wenn die Chronologie wichtig ist. In den meisten Fällen reicht eine Jahreszahl oder der Projektzeitraum.

Nummerierung

Wenn es sich um eine Serie von Dokumenten handelt, versehen Sie die Ordnerrücken mit einer fortlaufenden Nummerierung, um die Reihenfolge zu verdeutlichen.

 

Kategorien oder Schlagwörter

Wenn die Dokumente unterteilt sind, können Sie die entsprechenden Schlagwörter oder Kategorien auf dem Rücken angegeben.

 

Unser Tipp: Kennen Sie Colour Coding? Bei dieser Methode nutzen Sie verschiedene Farben für Kategorien oder Themenbereiche. Diese Farbcodierung hilft Ihnen, die Ordner schneller zuzuordnen. Von Avery Zweckform beispielsweise sind Ordnerrücken-Etiketten in vielen unterschiedlichen Farben erhältlich.

 

 

 

 

Ordneretiketten von Hand beschriften oder bedrucken?

 

Natürlich können Sie Ihre Ordner mit der Hand beschriften. Achten Sie bei dieser analogen Methode darauf, klar und gut lesbar in ausreichender Größe zu schreiben, damit die Informationen leicht zu erkennen sind. Verwenden Sie einen Marker mit einer guten Deckkraft.

 

 

 

 

Besonders im beruflichen Umfeld ist es jedoch sinnvoll, Ordneretiketten zu bedrucken. Dafür gestalten Sie passende Aufkleber mit den erforderlichen Informationen, drucken sie aus und kleben diese dann auf den Orderrücken. Die Aufkleber sollten eine gute Klebkraft haben (oder rückstandslos wieder ablösbar sein), vollkommen blickdicht und UV-resistent sein – wir empfehlen hier gerne die Etiketten von Avery Zweckform.

 

Gut zu wissen: In vielen Fällen ist es nützlich, digital gestaltete Vorlagen abzuspeichern – so können Sie immer wieder darauf zurückgreifen, sie modifizieren und neu ausdrucken.

 

 

 

 

Avery Zweckform steht seit Jahrzehnten für höchste Qualität und innovative Lösungen. Egal ob im Büro, zu Hause oder unterwegs – Avery Zweckform bietet eine vielfältige Auswahl an professionellen Etiketten, individuellen Formularen und praktischem Bürozubehör. Verleihen Sie Ihren Unterlagen eine persönliche Note und optimieren Sie Ihre (Büro-)Organisation. Avery Zweckform – Ihr Partner für perfekte Ordnung und individuelle Gestaltung.

 

 

 

 

Ordnerrücken digital einfach gestalten

 

Die hochwertigen Blanko-Etiketten von Avery Zweckform können Sie mit der Avery Design & Print-Software in wenigen Klicks online gestalten und dann bequem sowohl mit Kopierer, Inkjet-Drucker, Laserdrucker als auch mit anderen Multifunktionsgeräten ausdrucken. So können Sie Ihre Akten einfach, schnell und professionell kennzeichnen.

 

 

 

 

Unser Tipp: Für private Unterlagen darf es auch etwas verspielter sein. In unserem Beitrag „Ordnerrücken gestalten“ ((LINK intern, red. Beitrag Januar 2019)) haben wir ein paar tolle Etiketten-Freebies im Letteringstil für Sie zum Download bereitgestellt!

 

Welche Beschriftungsmethoden gibt es?

• Alphabetische Beschriftung

Sinnvoll, wenn der Hauptzugriff auf Dokumente nach Namen erfolgt, beispielsweise nach dem Anfangsbuchstaben des Kundennamens oder des Projekts.

 

• Numerische Beschriftung

Geeignet, wenn eine klare Reihenfolge oder Hierarchie in den Dokumenten vorhanden ist, beziehungsweise wenn Sie viele Dokumente haben und eine systematische Ordnung herstellen möchten.

 

• Panoramadesign (optische Gestaltung)
  

  Ist dann sinnvoll, wenn die ästhetische Gestaltung im Vordergrund steht oder Sie einen besonders professionellen und organisierten Eindruck vermitteln wollen. Diese Beschriftungsart ist jedoch tatsächlich meist nicht so funktional wie andere Systeme.

 

 

 

• Farbliche Beschriftung
  

  Sinnvoll, wenn Sie visuelle Hinweise verwenden möchten, um Kategorien oder Themenbereiche schnell zu identifizieren. Farbliche Beschriftungen können Sie natürlich auch in Verbindung mit anderen Beschriftungsmethoden verwenden.

 

• Chronologische Beschriftung
  

  Dieses System erleichtert Ihnen die Suche nach Informationen, die in zeitlicher Reihenfolge organisiert sind. Ordnen Sie Ihre Ordner nach dem Datum, entweder in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge.

 

• Beschriftung nach Kategorien oder Projekten
  

  Geeignet, wenn Ihre Dokumente in verschiedene Kategorien oder Projekte unterteilt sind. So können Sie ähnliche Dokumente gruppieren und den Überblick behalten – zum Beispiel auch in Kombination mit der farblichen Beschriftung.

 

• Beschriftung nach Schlag- oder Schlüsselwörtern
  

  Sinnvoll, wenn Ihre Dokumente bestimmte Schlüsselwörter oder Themen Beschreiben Sie den Inhalt des Ordners dafür möglichst genau in einzelnen Worten.

 

• Buchstabencode
  

  Ist besonders effektiv, wenn viele verschiedene Kategorien vorhanden sind. Zum Beispiel könnten alle Ordner, die zu einem bestimmten Projekt gehören, mit dem gleichen Buchstaben beginnen.

 

• Kennzeichnung mit Barcode
  

  Ist dann sinnvoll, wenn Sie ein automatisiertes Dokumentenverwaltungssystem nutzen. Sie erleichtern den Zugriff und die Verfolgung von Dokumenten, insbesondere in größeren Organisationen mit umfangreichen Archiven.

 

 

 

 

Unser Tipp: Unabhängig von der gewählten Methode ist Konsistenz wichtig. Stellen Sie sicher, dass das Beschriftungssystem leicht verständlich ist und von allen Nutzern der Ordner kontinuierlich angewendet wird.

 

Video: Akten und Dokumente ordnen

Akten, Unterlagen und Rechnungen ordentlich zu führen ist nicht jedermanns Sache. Eine Ordnungscoachin hat für das Chaos im Büro schlaue Lösungen und passende Produkte parat, die dauerhaft Ordnung in eure Dokumente bringen.

 

 

 

Aktenordner und Etiketten bekommen Sie bei uns!

Haben Sie jetzt Lust auf mehr Ordnung und Struktur in Ihrem Aktenschrank bekommen? Dann kommen Sie doch mal in unserem Geschäft in Kempten vorbei! Hier bieten wir Ihnen eine große Auswahl Ordnern in verschiedenen Größen unterschiedlicher Hersteller an, sowie die passenden Etiketten von Avery Zweckform zum Gestalten und Ausdrucken. Außerdem natürlich alles, was Sie zur Büroorganisation benötigen. Wir von Staehlin beraten Sie gerne und freuen uns auf Ihren Besuch!