Quittung ausfüllen: So geht’s richtig

Quittung ausfüllen: So geht’s richtig

 

 

Was muss auf einer Quittung wohin, damit sie als echte Empfangsbestätigung vor dem Finanzamt niet- und nagelfest ist? Original und Durchschlag: Wer bekommt was bei der Quittung? Und wie war das nochmal mit der Umsatzsteuer? Wir von Staehlin in Kempten erklären alles rund um das Thema Quittung.

 

 

Was ist eine Quittung?

Eine Quittung ist eine Empfangsbestätigung für Waren und (Dienst-)Leistungen. Sie dient als Zahlungsnachweis besonders bei Geschäften mit Bargeld und wird klassischerweise handschriftlich, oft mit Hilfe eines Quittungsblocks, ausgestellt. Jede Kundin und jeder Kunde hat das Recht auf eine ordnungsgemäß ausgestellte Quittung.

Die handschriftliche Quittung kommt heute nicht mehr so oft zum Einsatz wie früher. Bei bestimmten Berufsgruppen, zum Beispiel Handwerkern und Kleinunternehmern, ist sie aber immer noch beliebt.

 

 

 

 

Quittung ausfüllen: Das muss auf der Quittung stehen

Damit eine Quittung beim Finanzamt ohne Beanstandungen akzeptiert wird, muss sie bestimmte Voraussetzungen erfüllen. Sie muss folgende Punkte enthalten:

• Titel „Quittung“
• (Firmen-)Name des Zahlungsempfängers
• Quittungsbetrag in Zahlen und Worten
• Verwendungszweck und Menge
• Mehrwertsteuerbetrag (7 oder 19 %, entfällt bei Kleinunternehmern)
• Ausstellungsdatum und -ort
• Unterschrift des Zahlungsempfängers

 

 

 

Quittung ausstellen: Quittungsblock nutzen

In der Theorie können Sie auf einem einfachen Stück Papier eine Quittung ausstellen. In der Praxis ist die Verwendung eines Quittungsblockes sinnvoller. Durch den Vordruck vergessen Sie keine Komponente und dank des Durchschlagpapiers können Sie die Kopie Ihrer Quittung direkt abheften.

Wir empfehlen hier die bewährten Quittungsblöcke von Avery Zweckform. Es gibt sie je nach Bedarf inklusive Mehrwertsteuer, ohne Mehrwertsteuer (für Kleinunternehmer) oder mit extra ausgewiesener Mehrwertsteuer. Die Quittungsblöcke verfügen über einen fälschungssicheren Dokumentendruck und sind durch das handliche Format leicht mitzunehmen. Sind die Blöcke mit selbstdurchschreibendem Durchschlagpapier ausgestattet, zeichnet es sich durch eine sehr gute Durchschreibekraft aus.

Für eine bessere Ablage verfügen die Quittungsblöcke darüber hinaus über die Felder „Nummer“ (für fortlaufende Rechnungsnummern) und „Buchungsvermerke“ (für zusätzliche Infos).
Dem Unternehmen ist Nachhaltigkeit wichtig: Die Quittungsblöcke von Avery Zweckform bestehen aus FSC-zertifiziertem Papier und sind zu 100 Prozent in Deutschland hergestellt und verarbeitet.

 

 

Wussten Sie schon? Von Avery Zweckform gibt es noch weitere praktische Formularbücher und -blöcke. Zum Beispiel für Rechnungen, Lieferscheine, Fahrtenbücher, Bewirtungsbelege und vieles mehr.

 

 

Quittung richtig ausstellen: Wer bekommt was?

Ganz einfach: Der Kunde bekommt das Original, Sie als Zahlungsempfänger behalten den Durchschlag. Er dient als Beleg für die Zahlung und Sie sollten ihn in Ihren Unterlagen abheften, da er für die Steuer wichtig ist.

 

 

 

Unterschied zwischen Quittung und Rechnung

Im allgemeinen Sprachgebrauch werden beide Begriffe immer wieder synonym verwendet, das ist aber nicht korrekt: eine Quittung ist keine Rechnung. Denn an eine Rechnung werden höhere Ansprüche gestellt. So müssen beispielsweise auf einer Rechnung die Namen und Adressen von Käufer und Verkäufer vermerkt sein, das ist bei einer Quittung nicht notwendig. Rechnungen werden meistens im gewerblichen Bereich oder bei höheren Beträgen angefragt, zwischen Privatleuten und kleineren Beträgen tut es meistens die Quittung.

 

 

Quittung: Mehrwertsteuer und Kleinunternehmerregelung

Ob Sie Ihrem Kunden auf einem Quittungsblock die Mehrwert- beziehungsweise Umsatzsteuer berechnen, hängt davon ab, ob Ihr Unternehmen selbst umsatzsteuerpflichtig ist. Jedes Unternehmen, das mehr als 22.000 Euro Umsatz pro Jahr macht, ist umsatzsteuerpflichtig. Jedes Unternehmen, das weniger als 22.000 Umsatz pro Jahr macht, gilt als Kleinunternehmen und ist von der Umsatzsteuer befreit.

 

Übrigens: Umsatzsteuer und Mehrwertsteuer bezeichnen das Gleiche – Mehrwertsteuer ist jedoch umgangssprachlicher.

 

 

 

Quittung richtig ausfüllen als Kleinunternehmer

Stellen Sie eine Quittung als Kleinunternehmerin oder Kleinunternehmer aus, weisen Sie keine Mehrwertsteuer aus. Sie können das auf dem Quittungsblock dafür ausgewiesene Feld frei lassen oder streichen. Schreiben Sie zusätzlich auf die Quittung unter „Buchungsvermerke“ den Satz: „Aufgrund der Kleinunternehmerregelung des § 19 Umsatzsteuergesetz wird keine Umsatzsteuer erhoben.“

 

 

 

Quittung ausstellen mit inklusiver Mehrwertsteuer

Schreiben Sie den Gesamtbetrag der erhaltenen Summe auf die Quittung. Fügen Sie in dem Feld darunter den Prozentsatz der Umsatzsteuer (7 oder 19%) und den in der Gesamtsumme enthaltenen Umsatzsteuerbetrag hinzu.

 

 

 

 

Quittung ausstellen mit separat ausgewiesener Mehrwertsteuer

Es gibt auch Quittungsblöcke mit separat ausgewiesener Mehrwertsteuer. Hier geben Sie die Nettosumme des Betrags an, darunter den Prozentsatz der Umsatzsteuer (7 oder 19 %) und den separaten Umsatzsteuerbetrag. In dem Feld darunter rechnen Sie den Nettobetrag und den separat ausgewiesenen Mehrwertsteuerbetrag als Gesamtsumme zusammen.

Ob Mehrwertsteuer oder nicht – bei allen hier aufgeführten Varianten müssen Sie zusätzlich die oben genannten Pflichtfelder ausfüllen, damit die Quittung regelkonform ist.

 

 

Bürobedarf bei Staehlin 

Quittungsblöcke bekommen Sie bei uns von Staehlin in Kempten. Darüber hinaus versorgen wir Sie mit vielen weiteren Produkten für richtig gute Büroorganisation. Von Aktenordnern und den dazugehörigen Ordneretiketten bis hin zu Briefumschlägen und Versandetiketten in diversen Größen (siehe redaktionellen Beitrag „Briefumschlag: Größen, Formate und Versandtipps“) – mit unserer Unterstützung läuft Ihr Unternehmen noch runder.