Workshop: Methoden, Vorbereitung & Organisation

In 5 Schritten zu einem erfolgreichen Workshop

 

Sie haben die Aufgabe einen Workshop zu organisieren? Wir von Staehlin helfen Ihnen gerne dabei! Wir erklären Ihnen, wie ein guter Workshop aufgebaut ist, auf was Sie bei der Auswahl der Teilnehmer achten sollten und wie Sie Location, Catering und Materialien am besten vorbereiten können. Unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung und das kostenlose Workshop-Canvas zum Download hilft Ihnen bei der Planung.

 

 

Wie funktioniert ein Workshop?

Ein Workshop ist eine geplante und strukturierte, gemeinsame Erarbeitung von Arbeitsinhalten. Die Teilnehmer setzen sich dabei, in einem vorgegebenen Zeitfenster, mit einer bestimmten Thematik auseinander oder eignen sich neue Fähigkeiten an. Ein Workshop hilft Lösungsansätze zu finden und konkrete Entscheidungen zu treffen. Außerdem stärkt er den Gruppenzusammenhalt. Workshops können ein paar Stunden dauern oder auch mehrere Tage. Sie werden in der Regel von mindestens einem Moderator angeleitet.

Der Erfolg eines Workshops hängt dabei maßgeblich von einer guten Vorbereitung ab. Die folgende fünf Punkte sollten auf Ihrer To-Do-Liste nicht fehlen:

1. Definieren Sie ein klares Workshop-Ziel.
2. Finden Sie die richtige Gruppengröße(n) und die passenden Teilnehmer.
3. Planen Sie ein strukturiertes Programm mit möglichst konkretem Zeitplan. Legen Sie dafür Workshop-Methoden und interaktive Elemente fest.
4. Kümmern Sie sich um Location, Infrastruktur und Catering.
5. Organisieren Sie ausreichend Material für kreative Ideen.

 

Unser Tipp: Damit Sie bei den umfangreichen Aufgaben nicht den Überblick verlieren, haben wir einen passenden Workshop-Canvas für Sie zusammengestellt. Laden Sie sich das Paper hier kostenlos herunter:

 

 

 

Schritt 1: Definieren Sie ein klares Workshop-Ziel

Die Grundlage jedes Workshops ist ein klares Ziel.

• Welchem Zweck dient er? Geht es zum Beispiel „nur“ darum verschiedene Gedanken und Ideen zu sammeln oder soll am Ende ein konkreter Vorschlag stehen?
• Was sollen die Teilnehmer des Workshops mit nach Hause nehmen?
• Welche Ergebnisse sollen nach dem Workshop stehen?

Formulieren Sie SMARTe (Spezifisch, Messbar, Attraktiv, Realistisch, Terminiert) Zielsetzungen. Halten Sie diese schriftlich fest und behalten Sie sie bei allen weiteren Planungsschritten stets im Hinterkopf. Jedes Detail sollte auf das Ziel ausgerichtet sein.

 

 

Schritt 2: Planen Sie die Zusammensetzung der Teilnehmer

Wie viele Personen aus welchen Bereichen und mit welchem Hintergrund sind für den Workshop notwendig?

 

Die Teilnehmerzahl

Je nachdem, was mit dem Workshop erreicht werden soll, kann die Teilnehmerzahl variieren – von mindestens 3 bis hin zu 40 Personen. Kleinere Gruppen haben viele Vorteile:

• Sie finden leichter zu einem Konsens.
• Es entsteht schneller eine Art „Wir-Gefühl“.
• Jeder wird gehört und kann mitwirken (das wiederum erhöht die allgemeine Zufriedenheit der Teilnehmer).
• Rollen können klarer übernommen werden.

 

Größere Gruppen sammeln häufig mehr Informationen als sie verarbeiten können.

• Eher zurückhaltende Teilnehmende kommen eventuell nicht zu Wort.
• Größere Gruppen brauchen allgemein mehr Zeit: Es fällt ihnen schwerer Entscheidungen zu treffen, die auch von allen getragen werden.
• Die Leistungsbereitschaft der einzelnen Teilnehmenden sinkt – es sind ja noch genug andere da…
• In größeren Gruppen entstehen schneller hitzige Diskussionen, die schwieriger zu managen sind.

Ab etwa 15 Teilnehmern sollten Sie deshalb mindestens einen zusätzlichen Workshop-Moderator engagieren.

 

 

 

 

 

 

Die Zusammensetzung

Die Teilnehmenden füllen den Workshop mit Inhalten. Deshalb empfiehlt sich grundsätzlich ein eher heterogener Kreis. So erhalten Sie Meinungen und Ansichten aus möglichst vielen verschiedenen Perspektiven. Mischen Sie unterschiedliche Altersklassen und Geschlechter. Achten Sie dabei auch auf die Länge der Betriebszugehörigkeit. Das bringt unterschiedliche Erfahrungswerte und neue Impulse zusammen. Stellen Sie sich bei der Auswahl der Teilnehmer unter anderem folgende drei Fragen:

• Wer könnte in seiner Funktion und/oder mit seinem fachlichen Expertenwissen ein nützlicher Informationsgeber sein?
• Welche hierarchischen Strukturen bestehen? Könnten diese Einfluss darauf haben, wie die Teilnehmer sich einbringen?
• Soll es einen (oder mehre) Entscheider geben, der die Ziele definiert und bei Unstimmigkeiten eine klare Entscheidung treffen kann? Wer könnte das sein?

Außerdem ist es ratsam die verschiedenen Charaktere im Blick zu behalten. Manche Menschen reden gern und viel, andere ergreifen dagegen kaum das Wort. Der eine ist stets pauschal gegen jeden Vorschlag (sofern er nicht von ihm selbst stammt), die andere nimmt niemals die rosarote Brille ab. Kollegin X sprudelt nur so vor Ideen, Mitarbeiter Y lehnt sich daraufhin entspannt zurück und lässt sie alles alleine machen. Stellen Sie aus den möglichen Kandidaten einen gesunden und repräsentativen Querschnitt zusammen und achten Sie dabei darauf, dass die Gruppe nicht zu kopflastig wird.

Unser Tipp: Ein Workshop steht und fällt oft mit der Workshop-Moderation. Setzen Sie bei der Auswahl der Moderatoren deshalb auf Expertise und fachliche Qualifizierung. An diesem Punkt zu sparen kann schnell nach hinten losgehen!

 

 

Schritt 3: Organisieren Sie alle nötigen Materialien und Workshop-Tools

Stellen Sie, für einen möglichst reibungslosen Ablauf des Workshops, alle benötigten Hilfsmittel bereit. Braucht der Workshop Tische und Bestuhlung, Flipchart oder Whiteboard oder eine Beamer mit leistungsstarken Lautsprechern (Multimedia-Präsentation)? Was für Materialien werden zum Arbeiten benötigt? Liegen Zettel, Haftnotizen und Stifte für jeden Teilnehmer bereit? Gibt es einen Time-Timer für die Sessions? Wir von Staehlin haben Ihnen eine praktische Liste mit den wichtigsten Materialien für einen analogen Workshop zusammengestellt:

 

Für jedes Team:

• Whiteboard + verschiedenfarbige Whiteboardmarker
• Flipchart + verschiedenfarbige Flipchartmarker
• Textmarker
• Haftnotizen, verschiedenen Farben und Größen
• Wiederablösbares Klebeband
• Klebepunkte, verschieden Farben, mittelgroß
• Haftnotizen, verschiedenen Farben und Größen
• Karteikarten
• Papier A4 und A3
• Schere
• Klebestift
• Time-Timer
• Gong (oder anderes akustisches Signal)

 

Für jeden Teilnehmer:

• 1 Block Haftnotizen M, quadratisch
• 1 Block Haftnotizen L, rechteckig
• 1 Set verschiedene Stifte und Marker

 

Unser Tipp: Wir empfehlen an dieser Stelle gerne das Sortiment der Marke Staedtler. Die Flipchartmarker oder Whiteboardmarker des Unternehmens zeichnen sich durch hohe Qualität, lange Lebensdauer und große Zuverlässigkeit aus – also genau das, was Sie für einen gelungenen Workshop brauchen. Darüber hinaus hat Staedtler noch viele weitere Produkte im Angebot, die Sie bei Ihrem Workshop unterstützen können. Nutzen Sie beispielsweise Textmarker, Buntstifte oder Filzstifte für innovative und agile Arbeitsmethoden! So sprudeln die Ideen gleich noch fantasievoller.

 

 

 

 

Schritt 4: Legen Sie eine sinnvolle Struktur fest

Definieren Sie für den Workshop im Vorfeld einen konkreten, möglichst genauen Ablauf. Unterteilen Sie die einzelnen Programmpunkte in Zeitblöcke von maximal 90 Minuten. Planen Sie zwischen den Blöcken kurze Pausen ein. Pufferzeiten entspannen den Zeitplan, falls einzelne Aktivitäten länger dauern als gedacht. Lassen Sie bei der Planung deshalb genug Spielraum, zum Beispiel durch optionale Tagesordnungspunkte, die Sie bei Zeitmangel streichen können.

• Begrüßung /Einführung: Begrüßen Sie als erstes die Teilnehmer und stellen Sie sich und die Mitwirkenden vor. Erklären Sie den Teilnehmern dann, was auf sie zukommt und was von ihnen verlangt wird. Bringen Sie das Thema des Workshops mit einem Filmausschnitt, einer Präsentation oder einem Impulsvortrag kurz und knackig auf den Punkt und damit alle auf denselben Stand.

Vorstellungsrunde/Warm-Up: Um das Eis zwischen den Teilnehmern zu brechen und die Stimmung aufzulockern, planen Sie am Anfang ein oder mehrere kurze Warm-Ups ein. Diese können Sie auch vor weiteren Sessions immer wieder einstreuen. In diesem Video werden drei einfache Methoden vorgestellt:

 

• Programm/Sessions: Jetzt sind die Teilnehmer gefragt. In einzelnen Sessions/Blöcken wird an der Erarbeitung der Inhalte gearbeitet. Bei der genauen Ausführung kommt es auf die Art des Workshops an. Gängige Formate sind beispielsweise ein World Café oder die Walt-Disney-Technik. Während die Teilnehmer arbeiten, diskutieren oder Ideen spinnen, assistiert ein Moderator ihnen bei Fragen und wandert zwischen den Teilnehmern und/oder Gruppen hin und her. Planen Sie für die einzelnen Sessions verschiedene, zum Format passende, Methoden und interaktive Elemente.
• Ergebnisse/Aufbereitung: Die Arbeitsergebnisse werden präsentiert, gemeinsam besprochen und aufgearbeitet. Hat der Workshop das gewünschte Resultat gebracht? Welche folgenden Zuständigkeiten/Arbeitsaufträge ergeben sich daraus? Ging es bei dem Workshop darum Wissen zu vermitteln oder Kompetenzen einzuüben, können Sie hier auch einen kleinen Test für die Teilnehmer einbauen.
• Feedbackrunde: Was haben die Teilnehmer gelernt? Gibt es Lob/Kritik? Holen Sie ein Feedback ein. Kommunizieren Sie, was mit den gemeinsam erarbeiteten Ergebnissen weiter passiert. Wird es ein Protokoll oder eine Zusammenfassung geben?
• Verabschiedung: Bedanken Sie sich bei allen Teilnehmern und Mitarbeitenden. Weisen Sie auf zukünftige Events oder Kurse hin oder geben Sie weiteres Übungsmaterial aus. Auch eine Liste mit Empfehlungen für Literatur- oder Onlinequellen zum Thema kann zur Vertiefung sinnvoll sein.

 

 

 

 

 

Unser Tipp: Verfassen Sie einen One-Pager mit allen wichtigen Informationen zum Workshop. Mit Infos zum angestrebten Workshop-Ziel, dem detaillierten Programm (inklusive Pausen) und ein paar grundsätzlichen (Spiel-)Regeln zu Ablauf und Netiquette. Verteilen Sie den One-Pager zu Beginn der Veranstaltung oder senden Sie ihn vorab per E-Mail.

 

 

Schritt 5: Planen Sie frühzeitig Location und Catering

Die Auswahl der Location hängt von vielen verschiedenen Aspekten ab. Neben der Teilnehmerzahl spielt auch der Ablauf eine große Rolle. Soll zum Beispiel in mehreren Kleingruppen gearbeitet werden, sind mehrere Tagungsräume sinnvoll. Bei einer großen Gruppe dagegen wäre ein Konferenzraum die bessere Lösung. Findet der Workshop außer Haus statt, sollten Sie zusätzlich darauf achten, dass die Location verkehrstechnisch gut angebunden ist und zum Beispiel genug Parkplätze zur Verfügung stehen – Reservieren nicht vergessen!

Egal wie lang der Workshop werden soll: Denken Sie immer an eine gute und ausreichende Verpflegung! Für ein „zwei-Stunden-Treffen“ genügen ein paar Snacks, Kaffee und Getränke. Bei einem ganzen Tag sind Frühstückspause, ein warmes Mittagessen und ein Coffeebreak mit Kuchen angebracht. Diese Pausen dienen nicht nur dem leiblichen Wohl, sondern fördern auch die Kommunikation und das Networking der Teilnehmer untereinander! Viele Locations bieten ein eigenes Catering an. Fragen Sie bei der Buchung am besten gleich danach.

 

 

 

 

Alle Workshop-Materialien bekommen Sie bei Staehlin

Sparen Sie sich beim Besorgen aller nötigen Workshopmaterialien Zeit und Energie und kommen Sie gleich in unser Geschäft in Kempten. Wir stellen Ihnen die passenden Sets für jeden Teilnehmer, sowie alle anderen Produkte zusammen, die Sie für die erfolgreiche Durchführung des Workshops benötigen. Sprechen Sie uns gerne an, wir beraten Sie gerne und freuen uns auf Ihren Besuch!